El Comité de Auditoría de la Logia ayuda al tesorero a garantizar que la posición financiera de la Logia Masónica sea precisa a través de una serie de controles y equilibrios contables.

Cada año, el comité de auditoría de la Logia Masónica verifica los comprobantes, cuentas y libros del Tesorero y del secretario.

Es necesario que todas las auditorías e informes se realicen puntualmente para evitar omisiones o descuidos por parte del Tesorero. La auditoría de una Logia Masónica es similar a la de un banco o una empresa.

Reglamentos de la Logia y de la Gran Logia: El comité de auditoría debe conocer a fondo los Reglamentos de la Logia y de la Gran Logia. Los reglamentos más importantes son los relativos al Secretario, el Tesorero y el comité.

El comité de auditoría se asegura de que el Tesorero y el Secretario de la Logia cumplan con los estatutos establecidos y al mismo tiempo garanticen que la situación financiera de la Logia sea precisa.

¿Por qué es necesario un Comité de Auditoría de la Logia?

El Comité de Auditoría de la Logia audita todas las cuentas y crea un informe escrito en la primera comunicación masónica del año, para que el Maestro de la Logia pueda estar seguro de que los libros están muy bien.

Tras la Auditoría de la Logia, el Maestro de la Logia puede solicitar al Comité de Presupuesto que prepare un presupuesto para el nuevo año. Esto es similar a cuando el dueño de una tienda hace la cuenta regresiva de la caja registradora antes del inicio de una nueva jornada laboral o antes de que un nuevo empleado se reincorpore al trabajo.

Tras la presentación y aprobación de la auditoría anual de la Logia, esta se incorpora a las actas de las reuniones. Esta información debe proporcionarse periódicamente a los miembros de la Logia para que estén bien informados antes de votar sobre asuntos importantes.

La información auditada es necesaria para que los miembros voten según su conciencia, ya que tienen una idea clara del saldo de la chequera de la logia. Cualquiera que se preocupe por los intereses de la logia debe estar bien informado sobre las finanzas auditadas de la logia antes de tomar decisiones cruciales.

Informe financiero del Tesorero

El Secretario o Tesorero de la Logia debe declarar el saldo de la chequera ante los demás miembros antes de tomar decisiones financieras importantes. El Tesorero debe indicar si habrá otras demandas sobre los fondos restantes de la logia. Esto ayudará a los miembros a calcular cuánto quedará si se atienden las demandas y a considerar su importancia.

Esto funciona como una cuenta bancaria conjunta donde los socios o cónyuges se consultan entre sí sobre sus finanzas antes de decidir comprar cosas nuevas o pagar facturas.

Funciones del Comité Financiero de la Logia Masónica

El comité financiero de la Logia Masónica es responsable de determinar si el saldo inicial de la Logia, los ingresos menos los gastos y otras cifras concuerdan con las cifras del saldo del Tesorero.

Las auditorías de alojamiento pueden realizarse manualmente y no requieren un software de auditoría especial ni un título en contabilidad. Sin embargo, todo el proceso puede agilizarse con software de contabilidad como QuickBooks. Quizás solo necesite dedicar algo de tiempo a aprender cómo funcionan estos programas.

Es hora de la auditoría de la logia

La auditoría de la logia debe realizarse en un momento específico que coincida con el año fiscal masónico de la misma. Sin embargo, en varias logias, lo habitual es que el tesorero proporcione toda la documentación financiera antes del 30 de noviembre. Esta documentación incluirá todas las finanzas de la logia.

El comité de auditoría auditará la contabilidad del tesorero. Por lo tanto, este puede o no ser miembro del comité.

Documentación de respaldo financiero

La documentación de respaldo financiero incluye lo siguiente:

1. Extractos bancarios de los últimos 12 meses (del ^{31 de} octubre al ³⁰ de septiembre). Todas las chequeras deben estar debidamente archivadas para todos los instrumentos financieros.
2. Todos los intereses financieros que deben presentarse de manera ordenada.
3. Los recibos de gastos del año anterior.
4. Los estados de interés de los CD y cuentas bancarias.

Todas las chequeras deben presentarse, conciliarse y actualizarse antes de ser presentadas al Comité de Auditoría.

Todas las entradas de la chequera deben contener:

• Nombres de los beneficiarios o nombres de la parte a nombre de la cual se emitió el cheque
• El importe de todos los gastos
• Intereses acumulados para cuentas que devengan intereses.
• La descripción de todos los artículos que se pagaron, por ejemplo, la impresión de estatutos y las cuotas de la gran logia.
• Saldo corriente de las cuentas que se registra después de cada transacción.

El saldo corriente de la cuenta es el saldo que indica la chequera tras conciliarse con el extracto bancario mensual. El saldo conciliado se obtiene consultando el saldo del extracto bancario y ajustando la chequera para que refleje las cifras del banco.

Instrumentos financieros

Se debe elaborar una lista de todos los instrumentos financieros. Para cada instrumento financiero propiedad de la Logia Masónica, el Tesorero proporcionará información de los últimos 12 meses, comenzando el ^{31 de} octubre del año anterior y terminando el 30 ^de septiembre del año en curso. Esta información contendrá:

• El saldo inicial de las cuentas conciliadas
• Los ingresos que fluyen a cada cuenta
• Los gastos pagados de cada cuenta
• El equilibrio en la mano

El Tesorero proporcionará al Comité de Auditoría lo siguiente:

1. El saldo inicial y la fecha del saldo inicial de cada instrumento financiero, incluyendo certificados de depósito, cuentas del mercado monetario, cuentas de ahorro y cuentas bancarias.
2. Extractos bancarios y chequera actualizados de cada cuenta.
3. Estados de cuenta de intereses devengados
4. Efectivo, si corresponde. Si hay efectivo disponible, los miembros del comité deben contabilizarlo. Esto no demuestra desconfianza por parte del Tesorero. Simplemente es necesario para realizar una auditoría precisa.

Una vez disponible toda la información anterior, se cotejan todos los cheques con sus facturas correspondientes. Comience con el primer asiento bancario posterior a la fecha del saldo inicial. Confirme que exista un extracto, una factura, una cuenta, un recibo y otros documentos relevantes para cada cheque emitido. Para los cheques sin recibo, se debe crear una lista. Continúe hasta el año fiscal completo y coteje todos los cheques con las facturas y los recibos.

Pero si los gastos de su Logia Masónica son excesivos, puede seleccionar recibos y facturas al azar y compararlos con los cheques. Asegúrese de seleccionar un buen porcentaje de recibos y facturas. Registre que solo seleccionó algunos.

Debe crear un estado de cuenta resumido al final. Este estado de cuenta resumido recopila todos los instrumentos financieros y muestra un resumen de los fondos totales, el efectivo total en certificados de depósito y el efectivo total en el banco.

¿Su saldo inicial más ingresos menos gastos corresponde con la cifra del Tesorero?

Si las cifras corresponden, estás listo y puedes presentar tus hallazgos a la Logia Masónica.

¿Qué hacer si las cifras del Comité de Auditoría son diferentes a las del Tesorero?

1. Si las cifras no corresponden, debes revisarlas para ver si cometiste un error.
2. También puedes volver a sumar, volver a restar y comprobar las cifras de tu calculadora.
3. Debe verificar su saldo inicial para asegurarse de haber utilizado el saldo o los saldos iniciales correctos.
4. Debe revisar la conciliación bancaria que el Tesorero realiza mensualmente para asegurarse de que todos los cheques emitidos hayan sido compensados. Es posible que haya un cheque pendiente que no se haya cobrado o un depósito realizado que no se haya registrado en su chequera.
5. Pregunte si se emitió un cheque por un monto diferente al del extracto bancario. Revise la chequera y confirme que los montos del extracto y la descripción de los artículos coincidan.

Presentación de la Auditoría por parte del Comité de Auditoría de la Logia

El Comité de Auditoría de la Logia presentará sus conclusiones ante toda la Logia. En la mayoría de las logias, esto ocurre durante la primera reunión de diciembre.

El informe del presidente del Comité de Auditoría deberá incluir lo siguiente:

• Una confirmación de si las conclusiones del Comité de Auditoría concuerdan con el saldo final del tesorero.
• Una lista de cheques escritos que no tenían ningún recibo.
• Una lista de todas las discrepancias
• Reflexiones sobre si el Tesorero o el Secretario han seguido las recomendaciones sugeridas por el Comité de Auditoría y los Miembros de la Logia durante la auditoría del año pasado.

Pasos a seguir si el Comité de Auditoría de la Logia no está satisfecho

Si la Auditoría de la Logia no está satisfecha con sus hallazgos y recibe respuestas insatisfactorias del Tesorero, el Comité de Auditoría tiene el poder o el mandato de llamar a una firma de contabilidad pública externa acreditada para auditar las finanzas de la Logia.

Antes de contratar a la firma auditora externa, el Comité de Auditoría de la Logia debe hacer lo siguiente:

1. Informar a la Logia Masónica de su decisión de recibir ofertas antes de seleccionar una firma de auditoría externa.
2. El comité deberá recibir al menos tres ofertas.
3. El comité deberá establecer un cronograma para completar la auditoría externa.

Una vez finalizada la auditoría externa, el comité de auditoría de la Logia informará a la Logia sobre sus resultados en la siguiente reunión programada después de haber recibido los resultados de la auditoría externa.

Otras cosas que el Comité de Auditoría de la Logia debe considerar

El Comité de Auditoría de la Logia debe considerar lo siguiente para ayudarlos a llevar a cabo su deber mejor y con menos estrés:

1. Uso de un registro documental: El comité de auditoría debe comunicarse con la asamblea general y persuadirla para que comience a utilizar un registro documental. Los estatutos podrían estipular que todos los gastos se paguen con cheque y no en efectivo. Por lo tanto, todos los gastos de la logia podrían realizarse con tarjeta de crédito, cheque y otros formularios impresos que se puedan rastrear fácilmente. Un registro documental facilitará el seguimiento. Puede ser difícil recordar los recibos y conservarlos correctamente a lo largo del tiempo. Los desembolsos de efectivo sin recibos deben incluirse junto con el gasto en efectivo, la cantidad de efectivo y el informe de auditoría correspondiente.
2. Uso de PayPal para pagar las cuotas de la Logia: Si su logia cuenta con un sitio web, podría implementar una solución de pago con PayPal. Puede solicitar a su Gran Logia que decida si aprueba o no los sitios web de cada logia. Si su logia no cuenta con un sitio web, el Maestro de Logia y otros funcionarios deberían consultar sobre la posibilidad de obtener uno.

Cobrar dinero a través de PayPal ahorra tiempo, y el secretario no tendrá que dedicar tanto tiempo a recibir cheques de los miembros, emitir recibos de depósito y llevarlos al banco para su depósito. Un simple botón de PayPal en su sitio web se encargará de todo. Los miembros con cuentas de PayPal pueden transferir sus cuotas anuales de su cuenta de PayPal a la cuenta de PayPal de la Logia. Todas las transacciones son seguras y gestionadas por PayPal.

Con la cuenta de PayPal, el Secretario de la Logia puede ver los nombres, la cantidad de dinero y la fecha. Los fondos de la cuenta se pueden consultar en cualquier momento, y los informes se pueden transferir a la cuenta bancaria de la Logia e imprimir.

3. Uso del software de contabilidad de la Logia: El software de contabilidad de la Logia le facilitará las cosas al máximo. Este software permite registrar las cuotas de membresía, las finanzas, el número de miembros, las direcciones de correo electrónico, las actas de la logia, los eventos de la logia, los avisos a los visitantes y otra información. Esta información es difícil de gestionar, especialmente para grandes masones con varios miembros.

Puedes usar software de contabilidad general como QuickBooks, pero AssistantSecretary es un excelente software específico para logias masónicas. AssistantSecretary permite llevar un registro de visitantes, membresía, finanzas, inventario, actas de la logia y mucho más. También genera informes según sea necesario. Fue creado por masones para masones.

Este software puede ser utilizado por cualquier persona, independientemente de su nivel educativo y su experiencia informática.